POLÍTICAS DE USO Y ASIGNACIÓN DE LICENCIAS DE SOFTWARE

ELABORADO POR REVISADO POR APROBADO POR
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Mauricio Cid Duran

Coordinador Unidad de Apoyo Digital

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Ernesto López Morales
Director Académico y de Relaciones Internacionales

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Leopoldo Prat Vargas

Decano

 

 

 

CONTROL DE VERSIONES
Nº Revisión Fecha Motivo de Modificación Páginas Modificadas Autor
0 (Cero) 11/04/2013 Elaboración inicial Todas Mauricio Cid Duran
1 16/04/2013
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  1. Introducción

 

El propósito de la presente política es informar, normar y regularizar el uso e instalación de software en la Facultad de Arquitectura y Urbanismo de la Universidad de Chile, como también dar a conocer la normativa y procedimientos para la asignación y uso de licencias de software que son asignadas o distribuidas por la Unidad de Apoyo Digital.

 

Es importante mencionar que el uso inapropiado de software, expone a la Universidad de Chile contra riesgos legales y de seguridad informática, tales como la pérdida de información, filtración de datos, infracción de derechos de autor, exposición de los sistemas internos a códigos maliciosos, interrupciones o degradación de servicios de red, suplantación de identidad, daños de sistemas, entre otros.

 

 

  1. Alcance

 

La presente política es aplicable a todos los académicos, funcionarios, personal a honorarios y ayudantes, que utilicen equipamiento computacional inventariado por la Universidad de Chile o que hayan sido adquiridos por medio de proyectos de investigación que funcionen en las mismas condiciones de seguridad y control que un equipo computacional inventariado.

 

  1. Normativas

 

3.1 Sobre el uso e instalación de software.

 

1-    Es su obligación conocer y cumplir con las normativas presentes en este documento.

2-    Las licencias de software que proporciona la Universidad de Chile, sólo deben ser utilizadas con fines educacionales o investigación. En casos en que se adquiera una licencia de uso comercial, se podrá utilizar para otro tipo de funciones.

3-    Con el objetivo de mantener la integridad de los sistemas y redes, estandarización y control en cuanto al cumplimiento en el uso de licencias de software de acuerdo a la Ley N° 17.336, sobre propiedad intelectual (Ley N°20.435, modificación ley N° 17.336), la instalación de software está autorizada solo al personal técnico de la Unidad de Apoyo Digital o la Unidad de Soporte y Redes.

4-    Las actualizaciones de software solo podrán ser efectuadas por el personal técnico de la Unidad de Apoyo Digital o la Unidad de Soporte y Redes. En el caso de actualizaciones de sistema operativo y antivirus, son ejecutadas de manera centralizada sin intervención del usuario.

5-    No se podrá instalar software protegido por derechos de autor, sin la respectiva licencia en los equipos computacionales que estén inventariados por la Universidad de Chile, con la excepción de licencias que permitan su uso y distribución libre.

6-    No se hará entrega de medios físicos o números de serie de licenciamiento a los usuarios que utilicen la licencia, por tratarse de información delicada y confidencial que tiene por objeto proteger los planes de licenciamientos y compromisos legales de la Universidad de Chile.

7-    Los requerimientos de instalación de software que no cuenten con una licencia valida, deberán ser canalizados formalmente a través del director de departamento al que está adscrito, quien deberá escalar y evaluar el requerimiento junto a la Unidad de Apoyo Digital para analizar si existen alternativas de software libre, si es posible asignar una licencia disponible, o se gestiona la compra.

8-    El convenio corporativo de licenciamiento Microsoft con la Universidad de Chile, solo tiene cobertura para equipos que hayan sido adquiridos al menos con una licencia básica de sistema operativo, el cual permitirá actualizar a una versión Professional o mantener la última versión vigente en el mercado. Este convenio, da derecho a utilizar Microsoft Office Professional Plus en todos los equipos inventariados por la Universidad de Chile.

9-    Todos los equipos contarán con una instalación de software básico correspondiente a funciones administrativas como: sistema operativo, Microsoft Office, Antivirus y utilidades de uso libre.

 

 

3.2       Sobre la asignación de licencias de software.

 

La Facultad de Arquitectura y Urbanismo anualmente suscribe contratos de licenciamientos, mantenimientos o compras masivas de licencias, el cual produce un ahorro en los costos en comparación a la compra unitaria. Bajo este concepto, a través de la Unidad de Apoyo Digital, la Facultad busca regularizar de manera centralizada el licenciamiento en todos los equipos inventariados en ella, que requieran el uso justificado de software específicos para el apoyo de funciones.

 

Las asignaciones se regirán además, de acuerdo a las siguientes normativas:

 

1-    La asignación de una licencia, sólo le da derecho a uso por el periodo asignado, debiendo solicitar la extensión del periodo si fuese necesario para seguir utilizando la licencia.

2-    Las licencias de software serán asignadas, dependiendo de la cantidad en stock, versiones disponibles, aprobación a nivel de Dirección para respaldar su uso, aprobación de descuento al centro de costos o presupuesto si corresponde y la cantidad de horas correspondiente a la jornada laboral de quien solicita.

3-    El uso de licencias será descontado al departamento donde este adscrito quien solicita la licencia a través de transferencia de centro de costos, para las licencias que estén bajo contratos de suscripción o mantenimiento anual.

4-    La asignación de una licencia, sólo le da derecho a quien solicita la licencia a que sea instada en un solo computador inventariado por la Universidad de Chile, en casos excepcionales y justificados, podrán ser instalados en equipos no inventariados que faciliten el desarrollo de proyectos de investigación.

5-    Cada solicitud de licencia, estará relacionada a la asignación de una sola licencia, tratándose a cada producto o autorización como individual.

6-    Al término del periodo asignado de licenciamiento, deberá hacer entrega de la licencia.

7-    En el caso de que la licencia esté fuera del periodo asignado y no haya sido solicitada la extensión, podrán ser desinstaladas o desactivadas para ser reasignadas.

8-    La Unidad de Apoyo Digital, no se hace responsable de la caducidad de licencias de software que estén fuera del periodo asignado.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  1. Procedimientos para solicitud y uso de licencias.

 

1-    Los requerimientos de instalación de software que cuenten con una licencia asignada o permitan el uso o distribución libre (Open Source), deberán ser solicitada a la Unidad de Soporte y Redes través del sistema extranet (http://extranet.uchilefau.cl).

2-    Para solicitar la asignación de una licencia, deberá enviar el requerimiento a la Unidad de Apoyo Digital a través del sistema extranet (http://extranet.uchilefau.cl), donde deberá justificar su uso e indicar la cantidad de horas dentro de su jornada en que requiere el uso del software. Esta solicitud será validada con el Director de Departamento al que este adscrito.

3-    La Unidad de Apoyo Digital, evaluará la factibilidad de acuerdo a los siguientes criterios:

  1. Cantidad de horas de uso de la licencia y objetivos.
  2. Cantidad de licencias disponibles.
  3. Equipo en que deberá ser instalada la licencia.
  4. Prioridad para laboratorios o actividades de docencia.
  5. Si aplica la transferencia interna de centro de costos.
  6. Si se requiere la compra, si está contemplado en el presupuesto anual o si la solicitud tiene presupuesto autorizado por la Dirección de Administración y Finanzas.

En base a estos factores, se determinará e informará si la solicitud fue aprobada, rechazada o postergada para incorporar al próximo presupuesto anual.

4-    Si la solicitud es aprobada, deberá ser autorizada por el Director correspondiente, quien deberá firmar junto con el solicitante, el Formulario de Asignación de Licencia, documento que le dará derecho a hacer uso de la licencia durante el periodo que se indique en el formulario, quedando el documento original en la Unidad de Apoyo Digital y una copia con quien solicita.

5-    La Unidad de Apoyo Digital, le entregara los datos de instalación solo a la Unidad de Soporte y Redes, quien llevara a cabo la instalación del software a través de un requerimiento interno.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Formulario para Asignación de Licencia de Software

 

Este documento, autoriza la asignación y uso de una licencia de software especificada en el cuadro de datos de licenciamiento, donde queda registro del software asignado, versión, fecha de autorización, periodo de vigencia de la licencia, tipo de contrato si corresponde a suscripción o mantenimiento y el tipo de pago si corresponde a través de centro de costos o libre de costos.

En el cuadro de datos personales, queda registro de los datos a quien queda asignada la licencia y quien autoriza la asignación, ambos asumiendo el compromiso de cumplir con las Política de uso y asignación de licencias de software anexo a este Formulario.

 

Datos de licenciamiento
Licencia asignada:   Versión:
Autorizado el:   Periodo vigencia:  
Tipo de contrato:   Tipo de pago:  
Datos de equipo vinculado
Nombre de Equipo   N° Inventario:  
Fecha de Instalación:      
Datos personales
Asignado a:   Teléfono:  
Fecha:   Correo:  
Firma:  
Autorizado por:   Departamento:  
Fecha:   Teléfono:  
Firma y Timbre: